REJOIGNEZ-NOUS ! Le centre hospitalier Châteauroux-Le Blanc établissement support du Groupement Hospitalier de l'Indre (GHT) recrute.

Direction des ressources médicales de territoire et de la recherche clinique                               

Pôle : administratif – ressources support                            Service :                                                 UF :

Métier :

Corps : Administratif                                                                         Code métier :

Cadre règlementaire :

 

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

 

Vous êtes sous la responsabilité hiérarchique :

-           De l’attaché(e) d’administration hospitalière ;

-           du directeur des ressources médicales de territoire et de la recherche clinique.

 

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

 

Vous êtes en relation avec :

-          Les professionnels de la direction des ressources médicales de territoire et de la recherche clinique ;

-          Gouvernance médicale :

o   Président et vice-président de la commission médicale d’établissement ;

o   Chefs de pôle, chefs ou responsables de service ou d’unité fonctionnelle ;

Personnel médical ;

Directeurs ;

Directions fonctionnelles ;

-          Partenaires extérieurs :

o   ARS Centre-Val de Loire

o   Agence d’attractivité de l’Indre

Description du métier

-              Gestion de la formation médicale continue

-              Secrétariat de direction, réception téléphonique et mail, prise de rendez-vous, rédaction de courriers

-              Gestion des instances médicales

-              Plannings de garde et permanence des soins

 

Missions du service

 

Gestion des ressources humaines médicales - 250 praticiens titulaires ou en formation

•              Gestion statutaire et administrative des praticiens : suivi des carrières, recrutements, nominations, avancements, renouvellements de contrats, gestion des absences (congés, arrêts maladie, etc.).

•              Organisation du temps médical : élaboration et suivi des plannings, tableaux de service, permanence des soins, gardes et astreintes, en lien avec les chefs de pôle et chefs de service.

•              Gestion des recrutements médicaux : identification des besoins en effectifs, publication des offres, relation avec les candidats, gestion des commissions de recrutement, rédaction et signature des contrats.

•              Suivi de la formation médicale continue : recueil des besoins, planification des actions de formation, suivi budgétaire et administratif (DPC, financements, etc.).

•              Appui au pilotage médical : participation à l’élaboration du projet médical, suivi des indicateurs d’activité médicale, appui aux travaux de la CME et autres instances médicales.

•              Veille réglementaire et application des textes relatifs à la fonction publique hospitalière et aux statuts des personnels médicaux.

•              Interface entre la direction générale, les professionnels médicaux et les instances (CME, ARS, CNG, etc.), garantissant un dialogue fluide et conforme aux règles en vigueur.

 

 

Missions spécifiques du poste

 

·         Missions principales

Gestion de la formation

o   Assurer l’enregistrement et la mise à jour des congés formation dans les tableaux de suivi dédiés.

o   Rédiger et transmettre les demandes de prise en charge des frais de formation auprès des organismes compétents.

o   Effectuer le contrôle des justificatifs et des frais engagés dans le cadre des formations, et procéder à la mise en paiement en lien avec le service financier.

o   Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi de la formation, permettant un pilotage précis de l’activité.

o   Gérer le paiement des factures adressées par les organismes de formation, en lien avec le service comptable et dans le respect des délais.

 

Secrétariat

o   Assurer l’accueil téléphonique : réception et transmission des appels, prise de messages.

o   Gérer le tri et la répartition du courrier entrant et sortant.

o   Organiser les plannings et assurer la prise de rendez-vous selon les priorités définies.

o   Effectuer la réservation de véhicules pour les déplacements professionnels.

o   Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers relevant de la D.A.M.

o   Participer à l’organisation des réunions : convocations, logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus.

o   Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs.

o   Enregistrer les documents administratifs dans les dossiers des médecins (contrats, décisions, conventions, etc.), en lien avec les services compétents (ex. : C.N.G.).

o   Suivre les commandes de fournitures et de matériel (petit et gros équipement), en lien avec les services achats/logistique.

Gestion des instances

o   Organiser et assurer le suivi logistique et administratif des réunions de la Commission Médicale d’Établissement, de la Commission Relative à l’Organisation et à la Permanence des Soins et de la commission de formation (convocations, préparation des salles, diffusion de l’ordre du jour).

o   Assurer la rédaction, la validation et la diffusion des comptes rendus de séance dans les délais impartis.

o   Veiller à la bonne transmission des documents et des avis aux instances concernées (direction, présidence de CME, …)

o   Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents relatifs à la CME (comptes rendus, documents de travail, décisions).

o   Participer au suivi des actions décidées en CME, en lien avec les services concernés (direction, pôles, instances, etc.).

 

Plannings de garde et permanence des soins

o   Participer à la définition des besoins en ressources médicales afin d’assurer la permanence des soins, en lien étroit avec le responsable du service.

o   Assurer la recherche de praticiens remplaçants, via les canaux appropriés (contacts directs des remplaçants, agence de travail temporaire,..)

o   Procéder à l’élaboration des contrats de travail dans le respect de la réglementation en vigueur.

o   Organiser la logistique liée aux remplacements : réservation de logement, transmission des informations aux services concernés.

o   Assurer le suivi des tableaux de bord relatifs aux remplaçants.

 

·         Missions spécifiques en lien avec la qualité

·         Autres missions spécifiques

·         Fonction d’encadrement

Activité :

 

·         Assurer l’accueil téléphonique et physique des professionnels médicaux (praticiens, internes, candidats, etc.).

·         Réceptionner, trier et diffuser le courrier entrant et sortant.

·         Participer à la gestion administrative des dossiers des praticiens : création, mise à jour, classement et archivage.

·         Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi : congés, absences, gardes, formations, mouvements du personnel médical.

·         Préparer et transmettre les documents contractuels (projets de contrats, conventions, attestations, etc.) sous la supervision du responsable.

·         Assurer le suivi administratif des formations médicales : enregistrement des demandes, suivi des prises en charge, gestion des tableaux de suivi.

·         Gérer la logistique liée à l’arrivée ou au remplacement des praticiens : réservation de logements, badges, accès informatiques, coordination avec les services internes.

·         Participer à la rédaction et à la diffusion des convocations et comptes rendus de réunions (CME, commissions, etc.).

·         Assurer le classement et l’archivage physique et numérique des documents selon les procédures en vigueur.

·         Contribuer au suivi des factures et demandes de paiement relatives aux frais de formation ou contrats médicaux.

·         Participer à la mise à jour des bases de données et logiciels métiers.

-          Savoir faire

- Compétences rédactionnelles : écriture, prise de note, retranscription

 

-          Savoir être

- Capacité d'initiative, d'analyse et de présentation des problématiques et force de proposition

- Travail en équipe

- Organisation et rigueur, aptitude à gérer les priorités

- Réactivité/adaptabilité

- Diplomatie

 

 

Conditions d’accès au poste

 

 

Diplôme requis : bac+2 gestion administrative

 

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

-          Expérience préalable dans un service de ressources humaines

-          Expérience préalable en établissement de santé

-          Connaissance des statuts des professionnels médicaux