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SECRÉTAIRE MÉDICALE - SOUTIEN FRAPPE - UNITÉ NUTRITION MÉTABOLISME - H/F

Statut : Titulaire, CDI, CDD Catégorie : B/C

Organisation du travail :

- Poste à temps plein

- Horaires : 8h/16h – 8h30/16h30 – 9h/17h

- Repos fixe

- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction des nécessités de service.

Lieu de travail : Site de CHTX – Interpole Déplacements liés à la fonction : oui

Suppléance (le cas échéant) : non

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

DRH

Cadres de pôle

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

Secrétaires des services

Médecins des services

DSI

Missions du service

· Soutien de frappe dans la saisie des CR pour permettre leur transmission dans les délais règlementaires (en dehors des comptes rendus identifiés urgents qui sont à la charge du secrétariat du service).

· Remplacement ponctuel en cas de nécessité de service sur les missions prioritaires et urgentes.

Missions spécifiques du poste

1. Soutien de frappe dans les services

• Réaliser la frappe et la mise en forme de courriers médicaux en fonction des nécessités de services.
• Adapter sa pratique aux spécificités des services dans lesquels elle intervient (vocabulaire médical, procédures, formats).
• Maintenir la confidentialité et la rigueur dans le traitement de l’information médicale.

2. Formation et accompagnement des nouveaux arrivants

• Accueillir et accompagner les nouvelles secrétaires médicales en poste ou en stage.
• Assurer la prise en main du logiciel DX en cas de nécessité pour les nouvelles secrétaires.
• Transmettre les bonnes pratiques professionnelles (qualité de la frappe, gestion de la priorisation, organisation du travail) à l’intégration d’un nouvel agent dans l’équipe de soutien de frappe.
• Élaborer ou contribuer à la mise à jour de supports de formation et de fiches pratiques.

3. Remplacement en cas d’absences non programmées (urgence)

• Intervenir en remplacement ponctuel dans les services en situation d'absence soudaine ou non programmée (arrêts maladie, congés imprévus).
• Assurer les missions essentielles et urgentes pour garantir la continuité du service :
• Accueil physique et téléphonique des patients
• Frappe et transmission des comptes rendus prioritaires
• Planification de rendez-vous si nécessaire
• Être réactive, mobile, et autonome dans la prise de poste rapide en environnement inconnu ou en tension.

· Fonction d’encadrement : non

Activité :

Saisie des CR selon les nécessités des services.

· Les consignes de positionnement sont transmises par les CAP aux secrétaires de soutien de frappe (pas de sollicitations directes par un autre professionnel).

· Remplacements ponctuels sur les missions prioritaires et urgentes

· En lien avec la qualité : déclaration des EI

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Missions du service

· Accompagner les patients atteints de maladies métaboliques : obésité et/ou diabète de type II,

· Identifier les facteurs psychologiques de prise pondérale,

· Orienter ou traiter par thérapie comportementale les troubles des conduites alimentaires sévères ainsi que les psycho-traumatismes souvent liés à ces pathologies.

Missions spécifiques du poste

· Missions principales

- Assurer l’accueil physique et téléphonique

- Gestion et transmission à l’équipe médicale des demandes de prise en charge

- Programmation des consultations et des hospitalisations de jour (diabète/obésité)

- Gestion du courrier interne et externe

- Gestion des mails

- Production, traitement et transmission des courriers (CR consultation, lettre de liaison)

- Tenue du dossier patient

- Collaborer avec l’équipe Diapason 36 (ETP) et la clinique du Manoir en Berry

· Missions spécifiques en lien avec la qualité

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

- Déclaration des EI

· Autres missions spécifiques

- Bilan d’activité à faire une fois par an

- Elaboration de divers supports utiles à l'équipe ainsi qu’aux professionnels de santé (plaquettes de présentation, questionnaires IDE/DIET, documents divers, …)

- Gestion du matériel (reprographie, fournitures de bureau, …)

- Organiser une réunion mensuelle avec l’équipe et le cadre

- Transmission à l’encadrement des modifications de planning de l’équipe

- Collaborer avec les agents du PAE (pré-admissions)

Activités

· Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

· Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

· Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, événements...)

· Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation...)

· Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

· Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

· Tenue à jour du dossier patient

· Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

· Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Risques professionnels

- RPS : charge mentale élevée, isolement, stress

- Risques physiques et musculosquelettiques : TMS, fatigue visuelle, céphalées.

- Risques liés à l’environnement hospitalier : risques infectieux, risques liés aux bruits

- Risques liés à l’ergonomie du poste : poste de travail inadapté, utilisation intensive du clavier et de la souris

- Risques d’erreurs : erreurs de transcription, confidentialité et sécurité des données

Compétences

(Issues du répertoire des métiers de la FPH)

Savoirs :

• Connaissance approfondie du vocabulaire médical
• Connaissance du fonctionnement hospitalier et des circuits médicaux
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Règles de confidentialité et respect du secret médical

Savoir-faire :

• Capacité de frappe rapide et précise
• Organisation et gestion des priorités
• Capacité d’adaptation à des contextes et équipes variés
• Aptitude à la transmission des savoirs
• Gestion du stress et réactivité face à l’urgence

Savoir-être :

• Autonomie, rigueur, sens du service
• Capacité relationnelle et travail en équipe
• Discrétion professionnelle
• Esprit d’initiative et flexibilité
• Sens de la pédagogie

Conditions d’accès au poste

Diplôme requis : Bac pro secrétariat, titre de secrétaire médical ou équivalent

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée : expérience hospitalière souhaitée.

Compétences attendues :

- Maitrise de la terminologie médicale

- Très bonne vitesse de frappe et très bon niveau en orthographe

- Sens de l’organisation et respect des délais

- Bonne maitrise des outils bureautiques et des logiciels utilisés en vigueur sur l’établissement

- Discrétion professionnelle et respect du secret médical.

- Disponibilité demandée pour les remplacements urgents.

- Polyvalence et adaptabilité